Справочник документов снабжения

Закупки отражаются с помощью документов снабжения, открыть список которых можно на вкладке закупки.

Документ снабжения

При создании документа снабжения нажатием на кнопку  открывается окно редактирования нового документа - в состоянии "заявка"

Если у франчайзи есть только одна торговая точка, то она будет выбрана автоматически. В других случаях её необходимо выбрать вручную.

Создание нового поставщика

Для работы с окном документа снабжения обязательно необходимо выбрать поставщика.

Если поставщик ещё не был создан, то его можно сразу создать нажатием кнопки +

В появившемся окне нужно ввести только его ИНН, после нажатия кнопки "Проверить" все реквизиты будут загружены автоматически.

Если ИНН неизвестен, то название можно указать вручную.

После выбора поставщика необходимо выбрать тип оплаты, которым оплачивается данная закупка.

Прикрепление электронных документов

В левом нижнем углу окна при нажатии на кнопку  можно прикрепить к документу снабжения электронный документ, полученный от поставщика.

В настоящее время поддерживаются форматы графических файлов jpeg, png и gif

Далее процесс закупки отличается в зависимости от того использует ли франчайзи товарный учет:

• Закупка товаров и ингредиентов при включенном товарном учете
• Фиксация затрат документами снабжения при выключенном товарном учете

Фиксация затрат документами снабжения при выключенном товарном учете

Если франчайзи не использует товарный учет, то необходимо ввести сумму документа и выполнить команду перевода из Заявки в Поступление:

Закупка товаров и ингредиентов при включенном товарном учете

Если франчайзи использует товарный учет, то при создании документа снабжения есть возможность оприходования коммерческих товаров и ингредиентов.

При этом товары попадают на остатки витрины торговой точки, а ингредиенты на склад производства.

Заполнение таблицы на вкладке "Коммерческие товары"

Заполнение вручную

Для ручного добавления товаров на вкладку необходимо нажать кнопку , при этом будет добавлена одна пустая строчка.

В этой строке необходимо заполнить колонку Товар, Количество и Цена или Сумма.

Если товар уже закупался и есть соответствие с названием товара поставщика, то вместо заполнения поля Товар можно заполнить поле Название товара поставщика:

Импорт из Excel

Для упрощения заполнения таблицы есть возможность импортировать товары из Excel.

Чтобы это сделать, нужно скопировать в буфер обмена Windows строки с товарами у которых заполнены три колонки в следующей последовательности: Наименование, Количество, Цена.

В случае если поставщик передает документы закупки в электронном виде, но с другими колонками или в другой последовательности, необходимо сначала скопировать данные из документа закупки от поставщика в новый файл или новый лист Excel таким образом, чтобы получились колонки в указанной выше последовательности: Наименование, Количество, Цена.

После копирования строк в буфер обмена Windows, необходимо в окне коммерческих товаров нажать правой кнопкой мышки на поле с таблицей и выбрать

Автоматически будут заполнены колонки Название товара поставщика, Количество, Цена и Сумма.

Если товар покупается первый раз, то в колонке "Товар" необходимо выбрать соответствующий коммерческий товар из нашего справочника.

Если такой товар уже покупался и был "связан" в прошлых накладных, то товар из нашего справочника подставится автоматически.

Заполнение таблицы на вкладке "Ингредиенты"

Заполнение вручную

Для ручного добавления ингредиентов на вкладку необходимо нажать кнопку , при этом будет добавлена одна пустая строчка.

В этой строке необходимо заполнить колонку Ингредиент, Количество и Цена или Сумма и выбрать единицу измерения в колонке В чем закупаем.

Если ингредиент уже закупался и есть соответствие с названием товара поставщика, то вместо заполнения поля Ингредиент можно заполнить поле Название товара поставщика:

Колонка В чем закупаем

Колонка В чем закупаем будет заполнена автоматически из последней закупки такого ингредиента, если она уже была. Если её не было или эти данные уже не верны, необходимо выбрать единицу измерения вручную.

Колонка Кол-во грамм в упаковке нетто

Если ингредиент закупается в граммах или килограммах, то колонка "Кол-во грамм в упаковке нетто" будет заполнена автоматически.

Если же закупка осуществляется в штуках, упаковках или др. единицах измерения, то в колонке "Кол-во грамм в упаковке нетто" нужно указать значение вручную.

При последующих закупках это поле будет заполняться автоматически на основе прошлых закупок.

Импорт из Excel

Для упрощения заполнения таблицы есть возможность импортировать товары из Excel.

Чтобы это сделать, нужно скопировать в буфер обмена Windows строки с товарами у которых заполнены три колонки в следующей последовательности: Наименование, Количество, Цена.

В случае если поставщик передает документы закупки в электронном виде, но с другими колонками или в другой последовательности, необходимо сначала скопировать данные из документа закупки от поставщика в новый файл или новый лист Excel таким образом, чтобы получились три колонки в указанной выше последовательности: Наименование, Количество, Цена.

После копирования строк в буфер обмена Windows, необходимо в окне ингредиентов нажать правой кнопкой мышки на поле с таблицей и выбрать

Автоматически будут заполнены колонки Название товара поставщика, Количество, Цена и Сумма.

Колонка Ингредиент

Если ингредиент покупается первый раз, то в колонке "Ингредиент" необходимо выбрать соответствующий ингредиент из нашего справочника.

Если такой товар уже покупался и был "связан" в прошлых накладных, то ингредиент из нашего справочника подставится автоматически.

Колонка В чем закупаем

Колонка В чем закупаем будет заполнена автоматически из последней закупки такого ингредиента, если она уже была. Если её не было или эти данные уже не верны, необходимо выбрать единицу измерения вручную.

Колонка Кол-во грамм в упаковке нетто

Если ингредиент закупается в граммах или килограммах, то колонка "Кол-во грамм в упаковке нетто" будет заполнена автоматически.

Если же закупка осуществляется в штуках, упаковках или др. единицах измерения, то в колонке "Кол-во грамм в упаковке нетто" нужно указать значение вручную.

При последующих закупках это поле будет заполняться автоматически на основе прошлых закупок.

Перевод документа из Заявки в Поступление

После заполнения документа снабжения и его сохранение необходимо также выполнить команду перевода из Заявки в Поступление.

Только после выполнения этой команды будут оприходованы товары или ингредиенты на склад и зафиксированы затраты.